O ERP é um tipo de sistema que visa melhorar sua gestão empresarial, integrando as informações e processos na sua empresa. Nesse sentido, quando se investe em um sistema como esse, espera-se que os colaboradores façam uso completo dele para otimizar as rotinas de trabalho e realmente obter os resultados que ele é capaz de oferecer. No entanto, esse software é uma ferramenta que depende do uso das pessoas para funcionar adequadamente e beneficiar seu negócio de forma eficaz. Sendo assim, é necessário que haja um bom treinamento para ERP antes de implantar um sistema como esse.
Sistema ERP: o que é?
Antes de entender como capacitar seus colaboradores, é importante conhecer o ERP. A sigla ERP corresponde a Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento dos Recursos da empresa. Nesse sentido, esse tipo de sistema consiste em software que auxilia na gestão de empresas através da automatização dos procedimentos e resultados, vejamos o exemplo a seguir para entender melhor como funciona na prática.
Em uma loja, ao utilizar um sistema ERP de gestão de vendas, ao efetuar uma venda, é dado baixa no estoque do item vendido, automaticamente é lançado no seu caixa diário e posteriormente você poderá puxar um relatório de lucros em um período desejado.
O ERP tem como intuito integrar, então todos os setores da empresa fazem uso de um único software, no qual todas as informações são armazenadas.
Isso possibilita o uso de um único sistema para múltiplas atividades, fazendo com que empresas que ainda não adotaram um ERP precisem de mais de um software para sua rotina de trabalho. Desse modo, o ERP busca unificar os dados para poder simplificar e facilitar as rotinas de trabalho entre os diversos setores da empresa, bem como possibilita relatórios mais completos. Em adição a isso, a comunicação na empresa se torna mais interligada e os processos mais autônomos.
Quais as vantagens do ERP?
Ante ao exposto, adotar um ERP tem inúmeros benefícios, dentre eles estão:
- Organização dos dados da empresa;
- Fornece diferentes módulos para que todos os setores e frentes de trabalho sejam atendidas, integrando todas elas;
- Automatização das rotinas de trabalho;
- Mantém um único fluxo de informação;
- Facilita o processo decisório, pois permite rápidas tomadas de decisão tendo em vista o acompanhamento das informações em tempo real;
- Dados de maior qualidade, devido à automatização e integração;
- Redução de riscos, erros e perdas de informação nos processos;
- Melhora a produtividade da empresa como um todo;
- Atualização de dados para todos os setores de uma vez só;
- Redução dos custos e do tempo na gestão financeira, bem como no controle dos bens patrimoniais;
- Gestão integrada e inteligente.
Como implementar o ERP na sua empresa
De nada adianta possuir um ótimo software ERP se os funcionários da empresa não souber como utilizá-lo de maneira completa e eficaz. Por isso, é imprescindível que sua equipe esteja treinada e qualificada para usufruir de todos os benefícios que esse sistema oferece. Desse modo, fazer treinamentos com seus colaboradores para capacitá-los no uso do ERP é uma ótima forma de começar, mas como pensar um treinamento adequado para o uso de um novo sistema como esse na empresa?
A empresa deve ter uma cultura de inovação
Uma empresa que possui uma cultura de inovação faz com que os funcionários estejam motivados a inovar sempre. Com isso, em um ambiente como este fica muito mais fácil implementar um novo software, afinal, a tendência é que os colaboradores recebam bem a ideia e tenham interesse em aprender a utilizar de forma completa essa novidade.
Já em empresas onde não há essa cultura, pode haver resistência da equipe em aceitar algo novo visto que estão apegados e acostumados a fazer tudo da forma que já fazem. Sendo assim, manter esse sentimento de busca pela inovação na empresa é um grande diferencial, não apenas no caso da implementação de um ERP, mas para qualquer mudança que venha a ocorrer.
Faça o treinamento ERP anteriormente à implementação do novo sistema
Se for implantar o novo software na sua empresa, prepare sua equipe antes, ou seja, realize treinamentos, mostre como o ERP irá funcionar, os benefícios que irá trazer e ensine como utilizar o software e faça tudo isso antes de implantar. Isso se dá, pois você poderá já tirar dúvidas e ver quais são as dificuldades que os funcionários poderão enfrentar com antecedência, evitando frustrações e desânimo com o novo sistema.
Se você faz o inverso, implanta e depois treina, provavelmente os funcionários terão muito mais queixas, pois vão encontrar mais dificuldades e isso pode desanimá-los a aprender a usar o ERP. Sendo assim, o ideal é que seja um movimento paralelo: implementação do sistema e treinamento, treine sua equipe antes e vá acompanhando os resultados e dificuldades, sempre estimulando o uso do software. Desse modo, será possível ter uma familiarização mais rápida e tranquila ao sistema, com resultados mais rápidos.
Treinamento ERP para toda sua equipe
Pode parecer estranho, mas o ideal é que todos os seus colaboradores tenham acesso ao treinamento, mesmo aqueles que não terão que usar esse sistema. Isso se dá porque é necessário que todos entendam como as rotinas de trabalho funcionam, além de que pode vir a ser útil em determinadas situações. Por exemplo, imagine que na ausência de um funcionário, outra pessoa precise substituir? Se o substituto conhecer o ERP, será muito mais prático fazer essa adequação.
Escolha um bom software
Escolher um bom software de ERP é essencial na gestão do seu negócio, então pesquise com cuidado antes de optar por algum fornecedor. No entanto, você deve estar se perguntando, como isso se relaciona com o processo de capacitação? Bom, algumas são as razões, por exemplo, optar por um sistema amigável e intuitivo, ou seja, que será prático de usar e visualmente agradável, facilitará o treinamento e a aceitação da sua equipe.
Além disso, escolher um fornecedor de qualidade também garante uma boa assistência técnica, bem como o acompanhamento completo da instalação. Nesse sentido, ele deve instruir quanto ao melhor aproveitamento do sistema e fornecer informações para auxiliar no treinamento da equipe.
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E então, conseguiu entender quais são os pontos necessários para capacitar bem sua equipe para o uso de um novo sistema ERP? Se essas informações te ajudaram, em nosso blog você pode encontrar muito mais conteúdo no que tange a gestão da sua empresa. Navegue por ele e encontre dicas que irão alavancar o seu negócio.
