Com tantas mudanças nos mercados e nas organizações como um todo, se faz necessário que, cada vez mais, as empresas possam implementar novas rotinas e processos capazes de gerar mais produtividade e eficiência.
Algumas ferramentas vêm ajudando as empresas a alcançarem essas condições, de modo a aprimorar seus resultados a cada dia.
E, para você conhecer algumas ferramentas para seu negócio, preparamos este conteúdo para você.
Por isso, neste artigo você vai ver quais as melhores ferramentas de gestão, bem como alguns sistemas, e como eles podem ajudar seu negócio a ser mais produtivo e a ter mais resultados.
Confira!
1- O que são ferramentas de gestão?
São técnicas e metodologias que ajudam as empresas em seus processos e na tomada de decisão; e quando são usadas da maneira correta e com objetivos bem definidos, conduzem as empresas para novas realidades.
Essas ferramentas oferecem uma visão mais expandida dos negócios e seus ambientes externos, e com mais controle de todos os processos de negócios.
Ademais, integram equipes e ajudam a identificar o que não está fluindo bem e que demanda ações de intervenção por parte do gestor para evitar prejuízos.
Além disso, algumas ferramentas de gestão integram pessoas para trabalharem de modo mais alinhado, rumo ao que a empresa busca atingir.
E, cada um entende bem seu papel para angariar resultados cada vez melhores para os negócios.
Então, vale a pena conferir nosso conteúdo de hoje.
2 – Quais as melhores ferramentas de gestão e como elas podem ajudar seu negócio?
Vamos conferir?
1- 5w2h
Esta ferramenta oferece uma metodologia que ajuda as equipes a entenderem melhor algumas tarefas e projetos, e, com base nisso, a traçar um plano de ação.
A partir de algumas perguntas, a equipe consegue estipular o que precisa ser feito e para quais resultados.
A ferramenta compreende:
5W:
· What (o que?): qual tarefa a ser realizada
· Why (por quê?): por que precisa de tal realização
· When (quando?): quando a tarefa vai ser realizada e qual o prazo
· Where (onde?): onde o projeto será aplicado
· Who (quem?) quem são os membros da equipe envolvidos no projeto.
2H:
· How (como): qual o passo a passo para realizar tal projeto
· How much (quanto custaria): quanto vai custar para a empresa e avaliação do custo x benefícios.
Essa ferramenta é essencial para a empresa planejar qualquer projeto e estabelecer um cenário ideal do que precisa ser feito, e quem estará envolvido no projeto.
Tudo com previsões traçadas e com maiores chances de se ter resultados, ou seja, com menores riscos e erros desnecessários.
2 – PDCA
O ciclo PDCA busca o aprimoramento dos processos internos nas empresas. Ele abarca vários processos ao mesmo tempo.
Essa ferramenta também recebe o nome de ciclo de Deming, um dos seus idealizadores. Essa ferramenta pode ser utilizada por qualquer empresa e de qualquer porte.
Seu intuito de uso é para elevar a satisfação dos clientes, reduzir custos, otimizar processos e elevar os lucros da empresa.
Traduzindo, PDCA, significa:
· Plan de (planejar): é avaliar um processo existente, definir suas causas e planejar um novo processo para eliminar o gargalo;
· Do de (fazer): é hora que se colocar em ação o que foi planejado na etapa anterior;
· Check (verificar): avaliar ou monitorar as ações, checando o que precisa de intervenção e correções;
· Act (agir): que é identificar ações corretivas e reiniciar um novo ciclo de ações, cada vez melhores.
Essa ferramenta ocorre em ciclos, e a cada etapa, busca-se identificar o que não vai bem e a recomeçar, otimizando o processo para melhores resultados.
3 – Análise Swot/FOFA
Essa é outra ferramenta também muito usada no processo de tomada de decisão empresarial, aliás, ela é essencial.
FOFA significa: forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.
Essa metodologia foca e analisa cenários internos e externos à empresa. Em todo planejamento, a empresa precisa fazer esse tipo de análise para identificar um melhor cenário interno e externo para se tomar decisões mais assertivas.
Ela ajuda a equipe a identificar pontos fortes na empresa, os explorando a favor dela, bem como, a identificar o que há no cenário externo que a empresa pode usar a seu favor.
Essa sigla SWOT significa:
· Strengths: forças, que significa os pontos fortes da empresa que podem ser explorados ou divulgados a favor da empresa: exemplo: reconhecimento da marca, produtos premium etc;
· Weaknesses: fraquezas, as quais mostram as fragilidades ou pontos fracos que a empresa deve trabalhar para otimizar processos e resultados;
· Opportunities: oportunidades que estão no ambiente externo da empresa;
· Threats: ameaças, as quais mostram possíveis eventos e problemas que a empresa pode vir a enfrentar, os quais podem impactar a empresa negativamente; ex: problemas na economia do país.
4 – PM Canvas
Trata-se de uma ferramenta de gestão visual. Há um sistema no formato colaborativo que incentiva a participação de mais pessoas na mesma proposta ou mesmo projeto.
O intuito dessa ferramenta é gerar um planejamento, execução e gestão de projetos, de modo que seus participantes consigam identificar cada fase ou demanda, e a se concentrarem dentro do projeto.
Para isso, essa ferramenta parte de alguns pilares, em que um projeto precisa se basear em alguns questionamentos:
· Por quê?
· O que?
· Quem?
· Quando?
· Quanto?
A partir das respostas a essas questões, são criadas um esquema no Canvas, o que ajuda a concentrar os esforços da equipe rumo ao objetivo do projeto, o que é essencial para o aprimoramento do projeto e alcançar melhores resultados.
3 – Como os softwares contribuem nas ferramentas de gestão?
Assim como as ferramentas, há os programas de gestão, os quais devem ser trabalhados de modo alinhado para o bom funcionamento da estratégia da empresa.
Os softwares são ferramentas que auxiliam o gestor na organização de documentos e processos diversos. E, a empresa consegue manter um fluxo eficiente de trabalho automatizando a rotina dela e deixando tudo mais acessível para todos, como os dados e relatórios.
Esses sistemas podem ser instalados em computadores da empresa ou sistema mobile, como: smartphones, por exemplo, ou disponíveis de modo que possam ser acessados por qualquer um e de qualquer lugar.
Esses sistemas facilitam o trabalho da equipe, ajudam no compartilhamento de informações e documentos, tudo em tempo real, e tornando a empresa a mais produtiva.
Veja a seguir, alguns tipos de sistemas mais usados:
· Gestão de tarefas
Para gerenciar projetos e tarefas e integrar pessoas, esses softwares são essenciais, tais como Trello e Asana;
São sistemas que usam de quadros, planilhas e listas, por exemplo, para ajudar as empresas a organizarem as tarefas e a facilitar as entregas de missões e projetos, sempre de modo a atender prazos.
Assim, a equipe e gestor conseguem visualizar de modo prático as pendências e andamentos de projetos para um melhor acompanhamento dos projetos. E ainda: enviar notificações para as equipes, de modo a ganhar eficiência nos projetos.
· Comunicação interna
Alguns sistemas vêm ajudando muito as empresas facilitando na comunicação e troca de documentos.
Outro sistema que tem ajudado muito as empresas em suas missões e projetos, é Slack que permite conversas em canais específicos, onde há possibilidade de fazer pesquisas de palavras ou frases.
Ademais, trocar também arquivos variados, o que acaba por substituir o email.
Hoje, devido um maior número de trabalhos home office, outro sistema que vem contribuindo com as mesmas, é o Zoom para tratativa de assuntos do trabalho, definições de metas, reuniões diversas etc.
Ele permite que se faça reuniões com até 1000 pessoas simultaneamente e as mesmas podem ser gravadas e compartilhadas depois.
· Controle de ponto online
Com mais pessoas trabalhando no home office, o controle de ponto se tornou fundamental, o que se tornou importante para a gestão de pessoas e equipe de modo remoto.
Por meio dessa ferramenta de controle de ponto, o gestor consegue acompanhar o trabalho do time e avaliar tempo e prazos dos trabalhos a fim de dar o feedback necessário.
E ainda, compreender se um time precisa de apoio, ou da contratação de mais pessoas, ou quanto à realocação de funcionários etc.
Então, tudo se tornou muito eficiente para as empresas, pois é possível sem estar fisicamente na empresa, registrar ponto através de um aplicativo. E, há ainda outras funcionalidades, tais como a geolocalização que mostra o local relacionado à missão ou projeto em andamento.
Esses sistemas ainda emitem relatórios completos, tais como faltas atrasos, horas extras, portanto, tudo isso veio para ajudar mais nas rotinas de RH.
Então, a partir de hoje, é possível trabalhar de modo mais alinhado aos objetivos do negócio e com geração de resultados melhores para as empresas.
Concluindo
Você conferiu quais as melhores ferramentas de gestão e como elas podem ajudar seu negócio? Hoje, você viu algumas das ferramentas mais usadas e como elas podem beneficiar seu negócio.
Além de softwares que são muitos úteis para estarem alinhados às ferramentas citadas.
Agora não perca tempo, veja quais se adaptam melhor em sua empresa e implemente suas ferramentas para melhores resultados.
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