Afinal, o que é o pedido de compra de uma empresa?
De forma simplificada, o pedido de compras de uma organização, nada mais é que o meio pelo qual é formalizado a aquisição de produtos e mercadoria, visando a continuidade das atividades, isso vale desde a matéria-prima, até os produtos que são fundamentais para a administração da empresa.
Desse modo, no documento contém todas as informações detalhadas que explicam a compra, são detalhes para que tanto o comprador, quanto o vendedor possam cumprir todas as obrigações da maneira certa.
Assim, é no pedido de compra que consta todos os seguintes pontos: os itens que serão adquiridos, as quantidades pedidas, além da qualidade, preço, local para a entrega e vários outros quesitos.
Ainda mais, também é registrado os valores de cada item que está sendo adquirido, computando os impostos e também o valor do frete. Desta forma, quanto mais forem apresentadas informações, melhor será para evitar erros durante o processo dos pedidos e assegurar as transações.
Uma ação bem simples, por exemplo, que é a compra de papel para um escritório, ao adquirir uma determinada quantidade, porém, no documento não consta nada sobre o tipo de papel que a empresa queria adquirir, é possível que surjam problemas em relação à essa transação, ou até mesmo dificuldades para conseguir concluir o processo de compra.
Como aplicar o pedido de compra?
Para aplicar o pedido de compra em sua empresa, é necessário seguir alguns passos, veja abaixo!
1. Elaboração de pedidos
De início, um dos primeiros passos para implementar o processo de pedido de compra em sua empresa, é a criação de pedidos. Para isso, é necessário que o gestor tenha algumas informações disponíveis.
Primeiro, é preciso ter ciência do que está sendo adquirido, o nível de prioridade daquela aquisição, a disponibilidade de estimativa, quando o produto é necessário, qual pessoa responsável pela aprovação e também os provedores.
2. Aprovação
Após a solicitação do pedido, o segundo passo é a aprovação. Em geral, esse ponto pode ser verbal ou também enviado por endereço eletrônico. Ainda mais, em algumas organizações, é comum ações mais dificultosas, como o perecimento de algumas papeladas.
Desse modo, em alguns casos as aprovações tendem a depender de qual é a quantia da compra, política e critérios da empresa, além dos requisitos do fornecedor. Esse ponto também pode exigir alguns quesitos a mais, como, por exemplo, verificação de orçamento ou documento, especificando melhor sobre a mercadoria e as orientações de uso.
Quando esse passo é realizado, o processo se torna uma ordem de compra.
3. Expedição
Quando o processo de requisição é realizado, o requerimento de compra é expedido aos fornecedores. Após isso, os fornecedores oferecem propostas com base na ordem enviada pelos gestores.
Assim, eles tendem a ser aprovados considerando o valor, particularidade, auxilio, serviço, cronograma e vários outros fatores que tendem a ser relevantes para a sua empresa.
4. Contrato vinculante
Quando está tudo certo com a etapa de expedição, o próximo passo do processo do pedido de compra, é o acordo entre organização e o fornecedor através de um contrato. Assim, na maioria dos casos, esse contrato deve apresentar todas as condições e circunstâncias para adquirir o produto ou serviço.
Além disso, também deve estar incluso todo o suporte que vem junto a mercadoria adquirida, ou como agir em qualquer disputa.
5. Entrega de mercadoria
Nesse passo, o fornecedor irá produzir e entregar todas as mercadorias adquiridas, mas segundo o cronograma estabelecido e todas condições para o envio. Assim, a sua empresa deve verificar a qualidade dos produtos e verificar se as mercadorias recebidas são as mercadorias adquiridas.
Nesse modo, é importante o gestor analisar bem e caso apresente alguma divergência em relação às mercadorias, é necessário notificar o fornecedor. Normalmente, a empresa enviará o documento que comprova a compra, junto a mercadoria, nela consta os valores e os meios estabelecidos para o pagamento.
6. Verificação da mercadoria e fechamento
Por fim, porém, não menos importante, o último ponto é a verificação em três etapas. Quando toda a mercadoria é conferida e realizada a aprovação, a empresa compradora irá comprar o pedido de compra junto com a Ordem de compra e a fatura do fornecedor.
Desse modo, é importante que os gestores analisem se todas as cobranças estão devidamente corretas. Assim, com todos esses passos concluídos e aprovados, o pedido de compra é finalizado.
Por que se torna importante implementar o processo de pedido de compras?
O processo de pedido de compra oferece à empresa diversos benefícios, desde mais controle, visibilidade, além de eficiência.
Ainda mais, o processo de compra auxilia no setor financeiro, melhorando a contabilização das despesas de aquisição, além de melhorar previsões e gerir melhor o orçamento. Gerenciar pedidos, também pode ser benéfico, pois permite realizar diversos desses processos simultaneamente, e também melhora atividades relacionadas.
Alguns exemplos são o envio, recebimento, o gerenciamento do estoque e até mesmo o planejamento de produção.
Gostou do nosso post? Então venha conferir o nosso blog e fique por dentro de outros assuntos ou se desejar, visite o nosso site e conheça nossas soluções para melhorar a gestão do seu negócio.
