Resposta automática

Resposta automática para seus clientes: a ferramenta que pode transformar seu atendimento.

O WhatsApp é, atualmente, um dos meios de comunicação mais utilizados pela população brasileira. Diante disso, esse mecanismo também influencia as empresas e negócios, tendo em vista que as pessoas esperam que esse aplicativo esteja nos canais de atendimento desses lugares. Isso significa que o app de mensagens instantâneas já faz parte de como o cliente quer e pensa que deve ser atendido. No entanto, atender individualmente cada pessoa pode dar muito trabalho, exigir um número maior de funcionários e também de tempo, dentre outras coisas. Desse modo, se faz necessário criar estratégias que possam facilitar esse processo, como por exemplo: o uso de resposta automática no atendimento aos clientes via WhatsApp. 

 

Atendimento no WhatsApp

De modo geral, utilizar o WhatsApp permite uma comunicação mais próxima com os clientes, contudo, apesar das vantagens que isso pode trazer, é necessário ter uma estratégia para que essa ferramenta seja utilizada da melhor forma. Com isso, deve-se buscar sempre uma comunicação que seja o mais assertiva possível, passando as informações necessárias de forma educada e que agrade o seu público. Desse modo, as mensagens automáticas são importantes justamente porque elas trazem uma padronização do seu atendimento, evitando que algum cliente tenha um mau atendimento ou se sinta ignorado, além de economizar tempo. 

 

O que é a resposta automática?

Cada dia mais as pessoas querem ter respostas imediatas e duas demandas atendidas em um curto espaço de tempo. Com isso, a resposta automática é uma ferramenta inserida no WhatsApp que permite justamente acelerar o atendimento ao cliente e torná-lo mais direto. Nesse sentido, o que ocorre é que você pode programar algumas mensagens que serão enviadas em determinadas situações, como mensagens de ausência ou de saudação ao cliente, por exemplo. Diante disso, utilizar essa ferramenta pode evitar frustrações do cliente e, consequentemente, melhorar a relação com ele e aumentar o número de vendas. Além de sua eficiência, esse canal de comunicação tem um custo baixo sendo importante saber como utilizá-lo a seu favor. 

Em complemento, pelo WhatsApp demandar que o vendedor olhe o app com frequência, isso pode ocupar muito tempo, tempo este que pode ser inviável. Pessoas que trabalham com vendas sabem que as demandas são muitas e podem ser variadas, se caracterizando por uma rotina corrida na qual o tempo é valioso. Por fim, esse tipo de rotina pode fazer com que algumas informações sejam esquecidas em determinado atendimento, dentre outras coisas. Dessa forma, utilizar as mensagens automáticas é uma excelente solução para todas essas questões, além de guiar o atendimento, garantindo que ele seja mais eficiente. Entretanto, é importante conhecer os tipos dessas mensagens, bem como a forma ideal de construí-las. 

 

Aprenda a construir sua resposta automática

Apesar de alguns modelos de mensagens serem facilmente encontrados na internet, a construção dessas mensagens varia de acordo com o tipo de negócio e público-alvo. Sendo assim, é importante que elas sejam pensadas de acordo com o que você conhece dos seus clientes. Nesse sentido, para ajudar um pouco mais, as dicas a seguir podem te dar um norte em como avaliar seu público para construção dessas mensagens. 

 

Saiba quais são as demandas mais frequentes no seu WhatsApp

Ao começar a usar esse canal de atendimento, é comum que o número de clientes que entram em contato através dele aumente cada vez mais. Desse modo, se você já utiliza o WhatsApp na sua empresa, mapeie as demandas que mais surgem através dele, pois ao fazer isso será mais fácil usar as ferramentas disponíveis ao seu favor. 

Para entender melhor, vamos a um exemplo: se ao fazer esse mapeamento você notar que muitas pessoas enviam mensagens após o horário de atendimento, você pode preparar uma mensagem que informe a essas pessoas da sua ausência, mas que você as atenderá assim a partir do horário de funcionamento. Além disso, também é possível preparar sequências de mensagens para dúvidas mais corriqueiras como horário de funcionamento, política de troca dependendo do tipo de negócio, dentre outras coisas que não dependam do atendimento de alguém. 

 

Conheça qual o tipo de cliente que busca o WhatsApp

Quando precisamos entrar em contato com uma loja, sempre buscamos o canal que mais nos agrada, não é? Nesse sentido, é comum que existam perfis de pessoas para cada tipo de canal e saber qual é o seu público no WhatsApp pode facilitar a construção das mensagens automáticas. Isso se dá, pois será possível pensar mensagens que se encaixam ao perfil identificado e que facilitam a comunicação de forma mais assertiva com esse grupo especificamente, tendo em vista que será possível atendê-los de uma forma que os agrade mais. 

 

Analise e defina quais serão as categorias de mensagens

Você já deve ter percebido que muitas demandas diferentes podem surgir no WhatsApp e claro que elas não podem ser atendidas da mesma maneira! Desse modo, conheça na lista abaixo algumas categorias de mensagens que você pode incluir no seu WhatsApp profissional e defina quais podem ser úteis para o seu negócio e quais podem ser dispensadas. Contudo, lembre-se que são apenas algumas das categorias existentes e que você pode inserir outras, de acordo com o que sua empresa precisa. Veja a seguir: 

  • Mensagens de saudação, que serão o primeiro contato do cliente com sua marca e com a qual você já pode pedir alguma informação se necessário;
  • Mensagens de ausência, que pode ser por um recesso, férias, horário de funcionamento ou em alguma situação extraordinária. Nesse caso, você pode informar também data e/ou horário que o canal de atendimento estará disponível novamente; 
  • Mensagens de fila de espera, indicando o tempo que a pessoa terá que aguardar de forma sincera, afinal, os clientes podem se sentir desrespeitados quando se tempo de espera for extrapolado;
  • Mensagens para resolução de problemas, mostrando-se solícito a resolver a situação; 
  • Mensagens que agilizam o atendimento, como por exemplo pedir determinadas informações que o cliente já pode te enviar enquanto aguarda ser atendido; 

 

Coloque em prática e faça uma avaliação do que foi planejado sobre a resposta automática

Para finalizar, resta apenas pôr em prática as dicas dadas acima e criar as mensagens automáticas. No entanto, ao fazer isso mantenha uma avaliação dessa nova comunicação e veja se as mensagens que você criou estão sendo eficazes. Diante disso, você poderá fazer ajustes nelas se necessário, sempre adequando esse canal de comunicação ao seu favor. 

E aí, foi possível entender a importância das mensagens automáticas e como construí-las de maneira assertiva e eficaz? Se essas dicas te ajudaram e você está em busca de mais dicas e informações que podem te auxiliar na gestão da sua empresa, não deixe de acessar nosso blog e encontre muitos artigos que irão te ajudar a alavancar o seu negócio.

Receba em primeira mão dicas de empreendedorismo