Controlar as finanças pode ser bastante desafiador, há alguns pontos que devem ser evitados para tornar essa obrigação mais fácil. Neste contexto, é possível citar que há erros na gestão de caixa que não devem fazer parte da rotina, mas que muitas vezes são problemas para as empresas.
O caixa de um negócio tem um papel imprescindível para as contas no final do mês e se houver equívocos relacionados a ele, pode-se até mesmo não saber quais as reais condições da empresa. Afinal, se os valores de caixa estiverem errados, por exemplo, não é possível avaliar a verdadeira receita do negócio e nem identificar se há lucro, estabilidade ou prejuízos de maneira garantida.
Ou seja, sem o controle assertivo do caixa, não há como organizar o próprio negócio. Pensando sobre a relevância do assunto, este artigo aborda alguns dos principais erros na gestão de caixa que devem ser sanados com brevidade. Portanto, se você tem um negócio e entende a importância das finanças para o sucesso dele, não deixe de conferir o conteúdo na íntegra.
Boa leitura!
Principais equívocos na gestão de caixa de um negócio
Conhecer alguns dos erros mais comuns com relação à gestão de caixa pode ajudar a identificar aspectos da rotina da sua empresa que você não via como um problema ou que não entendia os reais impactos negativos disso.
Por isso, ficar por dentro dessas informações pode ser bastante útil se, após a leitura, você fizer uma avaliação da gestão de caixa da empresa. Confira os exemplos e garanta que você e o seu negócio não cometem os mesmos erros:
Mistura de gastos pessoais com a receita da empresa
Apesar de parecer óbvio para alguns gerentes e gestores, inúmeras pessoas cometem o erro gravíssimo de misturar os valores de caixa da empresa com seus próprios gastos. Muitas vezes, isso começa com um valor pego de maneira “emprestada” para devolver depois e que acaba no esquecimento, mas que se torna um hábito que pode atrapalhar os valores e controle do caixa. Além disso, há quem acredite que se no final do mês o dinheiro vai para a conta dele de um jeito ou de outro, não há problema em lidar com o dinheiro diretamente do caixa. Entretanto, isso não é verdade, visto que para garantir o fechamento de caixa, os valores devem constar e serem fiéis ao que realmente há em conta.
Falta de atualização do controle de caixa
Se pegar dinheiro do caixa atrapalha o controle, deixar de acompanhá-lo consegue ter o mesmo resultado! É importante que seja feita uma conferência diária dos valores de entrada e saída. Há empresas que adotam atualizações de caixa três vezes ao dia: logo ao abrir a empresa, após o horário de almoço e por fim, a atualização no fechamento de caixa. Esse rigor maior certamente garante que as diárias se mantenham corretas e quando algo se diferencia do esperado, que logo seja identificado. Apesar de a frequência ser um critério de cada gestão, a atualização não pode deixar de acontecer.
Registrar valores que ainda não entraram
Outro erro comum da gestão de caixa é quando as pessoas contabilizam valores que ainda não entraram de fato. Isso pode ocorrer devido a uma promessa de um cliente que sempre paga em uma data específica e o funcionário responsável deseja adiantar o cálculo diário ou mesmo uma adição que o gerente vá fazer no dia.
Também é bastante comum que as pessoas registrem uma compra, mas de repente o cliente tem um imprevisto e não consegue realizar o pagamento. Todos esses registros podem dificultar o controle do caixa.
Trocar as formas de pagamento no sistema ou informar dados errados
Se tem um requisito que os profissionais pelo caixa precisam cumprir é a característica de ter atenção ao trabalho. Afinal, são muitos dados e valores diariamente e a confusão dos mesmos pode levar a um prejuízo na gestão do fluxo de caixa da empresa. Erros relacionados a troca de formas de pagamento, valores errados na hora de registrar uma venda irão impactar não apenas no controle de caixa, mas também nos aspectos fiscais dos custos. Portanto, é preciso ter muita atenção ao fechar cada venda.
Deixar de registrar compras e vendas
A organização durante a gestão de caixa também se caracteriza como outro ponto relevante para que não ocorram problemas com o fluxo. É preciso estar pronto para registrar novas compras e vendas sem nenhum tipo de problema devido ao sistema ou a alguma outra ocupação. É primordial ter atenção no ato de registro de compras e vendas para que nada passe despercebido. Compras e vendas não registradas não apenas impactam no fluxo de caixa, mas também bagunçam o estoque e tiram toda a projeção de controle que uma empresa tem. Por isso, deve-se registrar tudo, inclusive as compras internas, como produtos que a própria loja pega para uso dos funcionários. Nada deve ficar de fora!
Não observar os padrões do fluxo de caixa
Um erro fatal de muitas empresas é não observar as informações cruciais que a gestão de caixa pode garantir. Com os valores de entrada e saída é possível identificar como o negócio está indo, se o ritmo está dentro do planejamento, se há saldo positivo, entre outros aspectos. O fluxo de caixa é um verdadeiro espelho do negócio e ao aproveitar os dados que ele dispõe é possível tomar medidas mais assertivas para o futuro da empresa. Se o fluxo de caixa está em declínio, é preciso traçar estratégias para recuperar as vendas.
Da mesma maneira, se o fluxo de caixa volta a ficar positivo, significa dizer que as ações estão correndo como o planejado! Se atentar ao caixa garante indicadores preciosos e para isso você pode contar com um sistema automatizado para te ajudar com o controle de caixa e ainda acompanhar outros pontos estratégicos do seu negócio!
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