Os processos de uma empresa devem ser extremamente organizados, de forma a dar agilidade no desenvolvimento das atividades e até garantir a integração entre os setores. Além disso, criar ações que facilitem o fluxo dos procedimentos favorecem não apenas a empresa, mas seus colaboradores.
Suponhamos que um profissional precise se ausentar do trabalho por algumas horas ou até mesmo dias. Se o mapeamento dos processos da empresa estiver em dia, então todas as atividades poderão ser feitas pelos demais membros da equipe, de forma a não comprometer o desempenho da instituição.
Sem essa organização, as tarefas da empresa podem ficar empacadas, atrasando ou até paralisando determinada atividade. Portanto, para evitar que isso ocorra, é importante que a empresa crie um processo estruturado e automatizado, organizando as atividades de maneira que todos os colaboradores tenham acesso.
Por meio do BPM (Business Process Management), que em português significa Gerenciamento de Processo de Negócios, é possível unir gestão de negócios e tecnologia da informação. O objetivo é otimizar os resultados através do monitoramento dos processos, proporcionando assim, um retorno mais rápido das tarefas às organizações.
Mas, como mapear e criar esses processos em uma empresa? Quais passos são necessários seguir? O que deve-se considerar? Essas e outras dúvidas se esclareceram neste artigo, então continue acompanhando e boa leitura!
Confira os tópicos deste artigo:
- Porque é importante criar processos em uma empresa?
- 8 passos para criar processos
- 1) Alinhe os objetivos estratégicos do seu negócio;
- 2) Analisar a cadeia de valores;
- 3) Defina a prioridade dos processos;
- 4) Avalie o processo como é agora (As-Is);
- 5) Mapeamento do processo;
- 6) Visualize chances de melhorias;
- 7) Novo processo (To-be);
- 8) Automatização e monitoramento.
- Apostem em softwares específicos.
Porque é importante criar processos em uma empresa?
Sabemos que em toda empresa, por maior ou menor que seja, possui atividades, bem como procedimentos que precisam de organização, monitoramento e controle. Com o advento da tecnologia e as oportunidades que as ferramentas de colaboração online permitem, criar processos em empresas, bem como automatizar a indústria ficou mais fácil e prático.
Estruturar todos esses processos pode ser um verdadeiro desafio, especialmente para aquele negócio que está começando agora. Contudo, depois da implantação, as atividades, que antes pareciam burocráticas, tem um melhoramento o que facilita o desenvolvimento das ações, sejam serviços ou no comércio.
Meu negócio é pequeno, mesmo assim preciso de processos?
Quanto maior a empresa, mais difícil será implementar processos, quando o negócio é pequeno tudo se torna mais simples, pois envolvem menos processos e se torna mais fácil de criar e seguir esses processos, no final desse artigo iremos dar uma dica para pequenos negócios ou para aqueles que acham que é muito complicado pôr em prática! 🙂
8 passos para criar processos
Confira abaixo oito passos para te ajudar a criar processos em uma empresa e realizar suas atividades com facilidade de comunicação e controle.
1) Alinhe os objetivos estratégicos do seu negócio
Antes de qualquer coisa, é preciso conhecer e alinhar os objetivos estratégicos do seu negócio. Isso permitirá que os responsáveis saibam quais são os resultados aguardados, e, a partir disso, definem processos e ações assertivas para que alcancem suas metas. Lembre-se que cada processo deve contribuir para o crescimento do seu negócio e que esse mapeamento deve estar ligado às estratégias da empresa.
2) Analise a cadeia de valores
Satisfazer o cliente, desde a aquisição de um produto até a entrega, é o principal objetivo e satisfação de uma empresa. Mas, para chegar a isso, é necessário analisar e ter bem definida a cadeia de valores, ou seja, a sequência de processos. O objetivo é criar um mapeamento das etapas de custo de execução, somado aos demais processos, de forma que o resultado seja inferior ao valor repassado ao consumidor.
3) Defina a prioridade dos processos
Como não é possível criar processos para uma empresa de uma única vez, então defina a prioridade dessas etapas. Avalie alguns fatores, como os processos que mais agregam valor para o consumidor e quais são mais críticos, ou seja, que se não forem priorizados podem interromper o desenvolvimento das atividades da empresa.
4) Avalie o processo como é agora (As-Is)
Após definida a prioridade dos processos, chegou o momento de avaliar cada um e como eles atuam dentro da empresa. Isso é feito por meio de observação direta; ou seja, através de entrevistas com os colaboradores envolvidos e com a coleta de documentos, formulários e planilhas.
5) Mapeamento do processo
Com base nas informações colhidas, o analista iniciará o mapeamento dos processos, que deve apresentar um diagrama, ou seja, uma representação esquematizada para definir os processos, deixando claras as seguintes etapas:
- o início do processo;
- as tarefas a serem desempenhadas;
- os detalhes de cada tarefa que será feita;
- os profissionais ou responsáveis que irão realizar essas tarefas;
- a ordem que essas atividades serão feitas;
- os detalhes do fluxo do processo, incluindo possíveis desvios ou outros caminhos;
- documentos utilizados nesse processo;
- o fim de cada tarefa e o início da atividade seguinte;
- critérios importantes para determinadas decisões do processo;
- o fim do processo.
6) Visualize chances de melhorias
Definido esse processo, é hora de melhorá-lo seguindo alguns critérios, como mudando de materiais; investimento em novas máquinas, bem como tecnologia, além de:
- evitando atrasos ao executar alguma tarefa, impedindo que as próximas etapas sejam feitas;
- quando uma tarefa não pode ser completa, o que impede que as demais sejam feitas;
- quando o processo utiliza recursos além do necessário e ocorrem desperdícios;
- erros podem ocorrer quando uma tarefa destina-se para outro agente.
7) Novo processo (To-be)
Definido o processo como ele é feito atualmente, chegou o momento de fazer o desenho do novo processo (To-be). Seu objetivo é propor melhorias nas organizações e além disso, oferecer condições reais de realização desses processos. Lembre-se de formalizar detalhadamente, através de documentos, todas as etapas futuras, como elas devem ser feitas e como o novo processo deve ocorrer.
8) Automatização e monitoramento
Agora que todo o levantamento foi feito, seguindo passo a passo, após definir as etapas e prioridades para se criar processos em uma empresa, os responsáveis devem treinar seus profissionais. Isso é importante para que eles façam uso dessas informações e saibam como operar o sistema de modo a não cometer erros e permitir a continuidade das atividades.
Apostem em softwares específicos
Para conseguir bons resultados, utilizar softwares específicos faz toda a diferença. Afinal, todos esses dados que foram coletados podem ser acessados e monitorados diariamente e em tempo real. Dessa forma, se os objetivos estratégicos não estiverem sendo atingidos, é possível analisar os relatórios e adotar medidas para corrigir essas falhas.
Dica para pequenos negócios!
A ideia desse artigo é te dar uma luz, se caso não entender muito bem tudo que está escrito aqui, ou acha que é muito difícil, siga essa dica simples, pegue um papel e uma caneta ou crie um documento do Word e escreva todos os processos da sua empresa por setor, vamos supor que sua empresa tenha 3 funcionários, um que cuida de vendas, outro do estoque e outro do caixa, peça para que cada um anote tudo que faz no dia-a-dia, exemplo, o vendedor irá anotar o que ele faz, desde o horário de chegada até a hora de sair (Ao chegar pela manhã limpa o setor, repõe produtos faltantes, forma de cumprimentar e comunicar com os clientes, liga para clientes e etc), o caixa e o responsável pelo estoque a mesma coisa, não precisa ser nada muito sofisticado e detalhado, basta colocar as informações básicas e ir melhorando, acompanhando esses processos, dia-a-dia até se tornar uma cultura do seu negócio seguir esses processos, isso facilita muito pois se algum funcionário novo entrar ou mudar de setor ele vai entender como funciona os processos do novo setor e segui-lo vai ser uma tarefa muito mais fácil.
Concluindo
Neste post, você viu os 8 passos para criar processos em uma empresa + uma super dica final.
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