Não importa sobre qual setor de uma empresa estejamos falando, a organização e a padronização de processos é fundamental para potencializar os resultados obtidos. Nessa realidade, criar um fluxograma para os processos de compras é uma excelente estratégia para reduzir gastos desnecessários e aumentar a produtividade. Como sabemos, a aquisição de materiais e suprimentos de uma organização deve ser uma tarefa bem planejada e adequada às necessidades da organização.
Afinal, a má gestão da cadeia de suprimentos pode prejudicar todas as áreas de uma organização. Para que você não precise passar por uma experiência ruim, vejamos nesse artigo como montar o seu fluxograma de processo de compras. E aí, está preparado? Continue a leitura!
O que é um fluxograma?
Antes de chegarmos às tão esperadas dicas, precisamos compreender o que é um fluxograma. Provavelmente você já deve ter visto muitos ao longo da sua vida e, de fato, essa recorrência é devido a eficiência que essa ferramenta tem, por isso, é amplamente utilizada. Um fluxograma é composto por figuras geométricas e linhas que simbolizam quais são os processos que deverão acontecer.
E sabe por que esse método dá certo? Tudo é muito visual em um fluxograma. Então, gestores e colaboradores conseguem enxergar o que está envolvido no processo de compras, quais são os setores responsáveis e a direção que deve ser seguida para ter sucesso no processo.
Impactos da falta de gestão de compras
Você já parou para se questionar em como o mal gerenciamento da cadeia de suprimentos pode ser prejudicial para a empresa como um todo? Sem dúvidas, o processo de compras e liberação de insumos deve ocorrer de acordo com as necessidades individuais da sua empresa, em vez de baseado em um modelo pronto.
Para ilustrar melhor o que estamos falando, veja só 3 impactos negativos que podem surgir na sua empresa caso ocorra falha em alguma etapa do processo de compras:
Perda de vantagem competitiva
O mercado atual nos mostra que a competitividade das empresas é selada por diversos fatores, não só pelos benefícios do produto ou serviço. Na verdade, ter uma cadeia de suprimentos abastecida e organizada é fundamental para oferecer uma experiência de compra de excelência para o cliente.
Imagine como seria frustrante não entregar os produtos/serviços no prazo estabelecido ou oferecer algo com qualidade inferior por não ter organizado melhor as compras da empresa? Além disso, a instituição que mantém um bom estoque de suprimentos, com certeza sai na frente de seus concorrentes quando o assunto é produtividade.
Queda na receita
Quando atrasos, entregas erradas e reclamação por parte dos clientes acontecem com certa constância, é fácil prever que o número de pedidos pode cair. Essa é a realidade das empresas que não tem o setor de compras bem estruturado, com a devida divisão de funções e fluxo de compras bem estabelecidos. O problema é que, além desses prejuízos, o não cumprimento de acordos de entrega traz prejuízos financeiros como multas e custos adicionais relacionados à logística de entrega.
Redução da produtividade
A ausência de um fluxo de processos de compras dificulta a realização das tarefas de rotina dos funcionários, afinal, eles não sabem em que ponto da cadeia estão, o que fazer ou para onde ir. Quando esses colaboradores conseguem visualizar quais tarefas vão ser realizadas naquele período, quais são os setores responsáveis e quantas são desnecessárias, o tempo da equipe é poupado.
4 dicas para montar o seu fluxograma de processos de compras
Agora que você viu alguns dos obstáculos que pode encontrar no seu caminho caso não monte um fluxograma ideal, vejamos algumas dicas para desenvolver essa ferramenta:
Defina os responsáveis
Definir os responsáveis é um dos primeiros passos que você deve dar quando pensar em montar um fluxograma de compras. Então, se pergunte quem será a pessoa ou equipe que fará a gestão do mapeamento do processo de compras. Além disso, defina quais serão as responsabilidades de cada envolvido dentro desse processo. Também é importante que todos que fazem parte do fluxo de compras estejam por dentro do funcionamento do fluxo.
Faça a análise do problema
Para montar um fluxograma de processos de compra ideal é necessário realizar a análise do funcionamento atual dos processos e os seus problemas. Através dessa análise dos pontos críticos e falhas que precisam ser resolvidas é possível fazer uma versão que está mais próxima ao ideal, adequado a sua realidade. Nessa fase é interessante que as etapas sejam simplificadas e automatizadas o máximo possível. Inclusive, no que diz respeito a papelada e burocracias. O objetivo do fluxograma é tornar os processos de compras mais fluidos em vez de mais complicados.
Tenha objetivos e metas bem estabelecidos
Com a ajuda de todas as pessoas envolvidas nas atividades relacionadas ao processo de compras, a equipe já saberá quais são as dificuldades e os gargalos de todo o processo. Dessa forma, é chegada a hora de elaborar uma estratégia estruturada com foco em objetivos mensuráveis. Para fazer dar certo, defina metas a curto, médio e longo prazo, com datas para entregas. Nesse momento, é preciso analisar o que precisa mudar no processo atual e o que precisa ser alinhado à estratégia corporativa.
Escolha o melhor método para tornar criar o seu fluxograma para os processos de compras
Por fim, e não menos importante, você deve escolher a forma mais adequada para a representação do seu fluxograma. Esse modelo precisa ser entendível para toda equipe! A palavra fluxograma é generalizada e usada para caracterizar uma forma de mapeamento operacional porém existem várias formas de fazer a notação desses processos. Você pode optar pelos modelos da Microsoft Office (Word, Excel e Powerpoint) ou pelas notações dos tipos:
- EPC (Event-driven Process Chain);
- UML (Unified Modeling Language);
- IDEF (Integrated Definition Language);
- Value Stream Mapping;
- BPMN (Business Process Model and Notation);
Fica a seu critério escolher qual é a mais funcional para o seu processo, então a dica aqui é pesquisar um pouco mais sobre cada uma delas e verificar a mais interessante. Agora que você aprendeu como montar um fluxograma de processo de compras para o seu negócio, então coloque a mão na massa e comece a sua modelagem!
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Até a próxima.
