Sejam grandes ou pequenas, muitas empresas enfrentam dificuldades quando o assunto é controle de contas a receber. Afinal, este pode ser um processo um pouco complicado de se fazer, especialmente quando não temos as ferramentas corretas em mãos.
Felizmente, com o avanço da tecnologia, surgiram alguns serviços excelentes para o controle dessas cobranças e pagamentos, como o SMB Store, um sistema de vendas online perfeito para qualquer negócio. Através dele, é possível otimizar bastante o tempo de uma empresa, visto que ele possui uma poderosa ferramenta de controle de contas a pagar e receber além de ferramentas como controle de estoque, vendas, relatórios de lucros, cadastro de clientes e muito mais.
Por conta disso, se tornou uma solução excelente para pequenos comércios, assistências técnicas e oficinas que necessitam de uma plataforma de fácil manuseio. Inclusive, no próprio Google, é possível encontrar um grande número de avaliações positivas sobre como os seus serviços são práticos e eficazes.
Ao longo deste artigo você saberá sobre como melhorar o controle de contas a receber. Confira!
O que é o processo de contas a receber?
O processo de contas a receber é muito comum e está presente no dia a dia de qualquer empresa. Basicamente, ele começa quando um cliente realiza a compra de algum item ou serviço e só termina quando o pagamento pendente é cobrado. Ou seja, é um passo a passo para registrar e cobrar uma dívida. Por conta disso, pode ser interpretado de diversas maneiras, dependendo bastante do tipo de produto oferecido. No caso de empresas que possuem clientes recorrentes, ele funciona como um ciclo, que reinicia toda vez que o pagamento é feito e a pessoa compra algo novamente, com exceção dos clientes com má reputação. Já para outras, ele pode parecer um pouco mais linear, onde os negócios, que são feitos apenas uma vez, seguem o caminho de cobrança da dívida e morrem ao pagamento.
Em geral, eles tendem a seguir algumas etapas, como: 1) Vendas; 2) Envio da fatura ao cliente; 3) Cobrança de pagamento; 4) Em caso de dívidas, reconciliação. As condições para cada uma dessas etapas varia de acordo com a empresa.
Pontos importante no controle de contas
Mesmo que implemente um bom sistema de gestão de vendas online na sua empresa, é necessário adotar alguns hábitos para que o controle de contas a receber seja realmente bom.
Para começar, deve-se sempre criar uma fatura do cliente, pois através dela será possível reduzir diversos problemas durante a criação de contas. Dessa forma, poderá realizar uma manutenção mais adequada naquelas que deverá receber e seu “abatimento” de acordo com o pagamento dos clientes ou geração de notas de crédito. Por conta disso, deverá considerar os seguintes pontos.
Mantenha uma base sólida de clientes
Para evitar dor de cabeça, qualquer venda deve ser vinculada perfeitamente ao banco de dados de clientes, que deverá passar por atualizações constantes para que se mantenha preciso. Isso porque é até bastante comum que erros de contato levem à perda de faturas e pagamentos atrasados.
Além disso, caso os pagamentos sejam distribuídos de maneira incorreta e você tenha que solicitar ao cliente de maneira errada, pode acabar gerando insatisfação e funcionários envergonhados. Nesse caso, é indispensável que o serviço tenha um backup automático, garantindo um armazenamento de dados seguro.
Controle de caixa eficiente
Automatizar o seu sistema de vendas pode trazer outra vantagem que é praticamente de graça se levar em conta o custo x benefício. Relatórios de vendas com gráficos, lucros e outros pontos podem fornecer todas as informações necessárias para otimizar o tempo de qualquer empresa.
Através dele, é possível entender pontos bem sensíveis dos negócios, como taxa de inadimplência, capital de dívidas incobráveis e até mesmo o fluxo de caixa. Querendo ou não, ter dados atualizados do seu negócio e dos clientes é um dos maiores benefícios de um bom sistema de controle de contas. Por tanto, essas informações acabam se tornando indispensáveis para o futuro da sua empresa, visto que os relatórios ajudam todo gestor a planejar e tomar ações financeiras com mais precisão.
Não deixe de cobrar
Em muitos casos, cobrar dívidas pode ser bem chato, especialmente quando falamos de amigos ou familiares. Entretanto, este é um processo que deve ser feito em qualquer negócio, mas de maneira correta.
Por conta disso, adote uma política eficaz de cobrança sempre que seus clientes estiverem com contas em atraso. Inclusive, ela deve ser seguida com cuidado por toda a equipe, sempre seguindo um plano para entrar em contato com os clientes através do banco de dados atualizado. Para isso, pode-se separar uma equipe que deverá elaborar a melhor estratégia para definir os termos, prazos e forma de cobrança.
Faça da tecnologia a sua amiga
Como já foi dito, automatizar um sistema pode trazer uma série de benefícios em uma empresa pequena, mas que podem ir muito além da eficiência. De preferência, na hora de adotar algum software de controle de contas, procure por um que além de fácil de ser utilizado, integre as mais diversas plataformas, como desktop, tablets e smartphones.
Dessa forma, pode deixar a máquina realizar algumas tarefas da sua equipe, ao passo que eles podem focar suas energias em outros pontos importantes, como um atendimento personalizado aos clientes. Se preferir, pode realizar testes gratuitos para ver como o serviço vai funcionar no dia a dia do seu negócio.
Conclusão
No final, o controle de contas a receber pode ser considerado complicado para muitos, especialmente por quem está começando. Entretanto, algumas das dicas apresentadas neste artigo já podem ser meio caminho andado. Ao segui-las, será capaz de gerenciar de forma descomplicada suas finanças, economizar tempo dos funcionários e clientes, e até mesmo dinheiro. Entre elas, a que pode fazer mais diferença é a adoção de um serviço eficaz nesse processo.
O SMB Store acaba surgindo uma uma excelente solução, visto que é capaz de oferecer excelentes recursos de forma acessível, possibilitando o gerenciamento seguro dos dados dos clientes, impressão de relatórios, gráficos, controle de orçamentos, contas bancárias, etc. Inclusive, possui acesso a um um excelente suporte caso tenha dúvidas de como utilizá-lo ou reclamações.
Portanto, será capaz de superar boa parte dos desafios comuns que a falta de automatização aceita, como o simples risco de copiar e colar erros de produção ou até mesmo cobranças indevidas aos clientes. Se tratando de um produto acessível, os custos com TI e profissionais especializados são pequenos, trazendo um grande ganho para qualquer negócio.
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