Planejamento operacional

5 dicas para ter um planejamento operacional eficiente

Todo empresário entende o quão crítico é ter um plano operacional implementado. Afinal, os processos mais básicos de qualquer negócio — como controle de estoque, acompanhamento de clientes, suporte, entre outros — estão entre os custos mais importantes da empresa. Essas atividades são necessárias para oferecer o melhor serviço aos clientes, mas sem aumentar o custo final do produto.

O que muitos gestores não compreendem é que reduzir esse custo de forma desordenada através de demissões, redução de despesas abruptas e outros entraves operacionais, na maioria das vezes é um erro. Sendo assim, confira neste artigo algumas dicas para melhorar o planejamento operacional da sua empresa de uma forma eficiente e prática.

 

O que é um planejamento operacional?

O planejamento operacional é uma parte de uma empresa que envolve a administração da rotina e a formalização das etapas que serão executadas, de acordo com as regras e objetivos principais da empresa. De forma geral, basicamente, é determinar o que fazer, quando fazer, em que prazo, quem o fará e em que ordem fazer.

Por isso, ele pode ser concentrado em metas de curto, médio e longo prazo. No entanto, de forma geral, o planejamento operacional tem foco no em planos de curto prazo de 3 a 6 meses.

Além disso, vale ressaltar que o plano operacional é individual para cada empresa e conta com a participação de diferentes profissionais, pois abrange todos os setores operacionais, desde gestão de processos internos até gestão de pessoas e venda do produto/serviço.

 

Importância do planejamento operacional para a empresa

Manter um planejamento operacional alinhado com os princípios e expectativas da empresa é fundamental para alcançar os resultados esperados. Nesse sentido, ao adotar estratégias eficazes desse processo, a marca consegue aproveitar melhor os potenciais materiais e imateriais do negócio, bem como deixar as operações logísticas mais diretas, evitando perdas.

Outro ponto relevante quando falamos sobre a importância do planejamento operacional é que ele ajuda a otimizar o atendimento ao cliente, visto que promove maior organização e agilidade nas atividades externas, e principalmente internas, da empresa.

Por fim, ao adotar um planejamento operacional faz com que melhorias significativas sejam observadas no processo de trabalho interno de uma empresa. Isso porque estabelece atividades mais claras para os funcionários, criando um espaço mais integrado, o que gera maior fluidez nas relações interpessoais.

 

5 Dicas para ter um planejamento operacional eficiente

Se você achar muito difícil estabelecer padrões de alta eficiência a baixo custo, confira as medidas certas, para ajudar a sua empresa a atingir o objetivo alcançado de forma eficiente. Confira nossas sugestões para criar uma boa estratégia operacional.

 

1. Análise de objetivos

O primeiro passo é considerar quais objetivos sua empresa espera alcançar por meio do planejamento operacional. Preparar uma análise detalhada da situação atual da organização e as metas que serão definidas para os próximos meses é muito importante.

Para isso você deve fazer um levantamento do fluxo de caixa da empresa, recebimentos mensais, número de clientes e funcionários, além de outros dados pertinentes, a fim de criar um plano operacional adequado às necessidades do negócio.

Vale ressaltar que é essencial observar que os dados coletados se aplicam a todo o sistema operacional da empresa, que inclui desde funcionários até finanças. Por isso, os dados coletados podem ser organizados em vários relatórios para facilitar a compreensão.

Com essas informações, o responsável pelo planejamento operacional poderá avaliar quais são as principais necessidades da empresa e concentrar esforços para solucioná-las o mais rápido possível.

 

2. Equipe de profissionais

Independentemente de quão bem você conheça os processos e possa elaborar um bom plano operacional, você terá dificuldade em ter sucesso por conta própria. Nesse sentido, o ideal é que haja a montagem de uma equipe de profissionais qualificados para otimizar o tempo e aumentar as chances de sucesso.

Por isso, recrute profissionais que possuam ideias alinhadas com os princípios da empresa e que tenham vontade de ajudar a executar o planejamento operacional a fim de atingir os seus objetivos. Através disso, o trabalho avançará naturalmente, com resultados positivos. Independentemente de cada colaborador ter uma tarefa específica a cumprir, o ideal é que toda a equipe esteja integrada, com todos entendendo a importância do planejamento operacional para a empresa e cientes do verdadeiro escopo do projeto.

 

3. Orçamento operacional

Outro ponto importante para montar o planejamento operacional eficiente é avaliar todos os recursos disponíveis para uso em seu processo operacional. Com isso em mãos, você saberá quanto pode investir para melhorar sua eficiência. Mesmo que pareçam ser rentáveis, algumas soluções exigem mais do que você tem atualmente – o que leva ao Plano B ou Plano C.

 

4. Armazenamento

Se o seu produto ou serviço exigir o uso de uma instalação de armazenamento de materiais ou seu próprio estoque, isso deve ser levado em consideração em seu plano operacional.

Ter um grande estoque, seja de matéria-prima ou de produto acabado, representa um custo significativo para a empresa, pois haverá muito material que não está sendo utilizado e muitos custos para mantê-lo em boas condições.

Por isso, é importante calcular um número estimado de vendas para o mês e concentre -se no que é necessário para atender a essa estimativa, deixando uma pequena margem como rede de segurança.

 

5. Revisão do planejamento operacional

O mercado está em constante mudança e, por mais meticuloso e cuidadoso que seja o planejamento operacional de uma organização, sempre existe a possibilidade de que algo não aconteça como planejado. 

Nesses casos, revise seu plano e sinta-se confiante para fazer as alterações necessárias. Também é crucial documentar suas ações e acompanhar seus resultados ao longo do tempo, pois isso permitirá corrigir erros e fazer os ajustes necessários. Se você seguir essas dicas e organizar todas as atividades operacionais da sua empresa, terá muito mais chances de sucesso.

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