4 dicas para montar seu fluxograma de processos de compras

> Não importa sobre qual setor de uma empresa estejamos falando, a organização e a padronização de processos é fundamental para potencializar os resultados obtidos. Nessa realidade, criar um fluxograma...

- Publicado em: 2022-06-06
- Autor: SMB Store
- Categoria: Gestão
- [Versão HTML](https://www.smbstore.com.br/4-dicas-para-montar-seu-fluxograma-de-processos-de-compras)
- [Blog (Markdown)](https://www.smbstore.com.br/blog.md)
- [Índice LLM](https://www.smbstore.com.br/llms.txt)

Não importa sobre qual setor de uma empresa estejamos falando, a organização e a padronização de processos é fundamental para potencializar os resultados obtidos. Nessa realidade, criar um **fluxograma para os processos de compras** é uma excelente estratégia para reduzir gastos desnecessários e aumentar a produtividade. Como sabemos, a aquisição de materiais e suprimentos de uma organização deve ser uma tarefa bem planejada e adequada às necessidades da organização.

Afinal,  a má gestão da cadeia de suprimentos pode prejudicar todas as áreas de uma organização. Para que você não precise passar por uma experiência ruim, vejamos nesse artigo como montar o seu fluxograma de processo de compras. E aí, está preparado? Continue a leitura!

 

## **O que é um fluxograma?**


Antes de chegarmos às tão esperadas dicas, precisamos compreender o que é um fluxograma. Provavelmente você já deve ter visto muitos ao longo da sua vida e, de fato, essa recorrência é devido a eficiência que essa ferramenta tem, por isso, é amplamente utilizada. Um fluxograma é composto por figuras geométricas e linhas que simbolizam quais são os processos que deverão acontecer.

E sabe por que esse método dá certo? Tudo é muito visual em um fluxograma. Então, gestores e colaboradores conseguem enxergar o que está envolvido no processo de compras, quais são os setores responsáveis e a direção que deve ser seguida para ter sucesso no processo.

 

## **Impactos da falta de gestão de compras**


Você já parou para se questionar em como o mal gerenciamento da cadeia de suprimentos pode ser prejudicial para a empresa como um todo? Sem dúvidas, o processo de compras e liberação de insumos deve ocorrer de acordo com as necessidades individuais da sua empresa, em vez de baseado em um modelo pronto.

Para ilustrar melhor o que estamos falando, veja só 3 impactos negativos que podem surgir na sua empresa caso ocorra falha em alguma etapa do processo de compras:

 


 	- 

### **Perda de vantagem competitiva**






O mercado atual nos mostra que a competitividade das empresas é selada por diversos fatores, não só pelos benefícios do produto ou serviço. Na verdade, ter uma cadeia de suprimentos abastecida e organizada é fundamental para oferecer uma experiência de compra de excelência para o cliente.

Imagine como seria frustrante não entregar os produtos/serviços no prazo estabelecido ou oferecer algo com qualidade inferior por não ter organizado melhor as compras da empresa? Além disso, a instituição que mantém um bom estoque de suprimentos, com certeza sai na frente de seus concorrentes quando o assunto é produtividade.

 


 	- 

### **Queda na receita**






Quando atrasos, entregas erradas e reclamação por parte dos clientes acontecem com certa constância, é fácil prever que o número de pedidos pode cair. Essa é a realidade das empresas que não tem o setor de compras bem estruturado, com a devida divisão de funções e fluxo de compras bem estabelecidos. O problema é que, além desses prejuízos, o não cumprimento de acordos de entrega traz prejuízos financeiros como multas e custos adicionais relacionados à logística de entrega. 

 


 	- 

### **Redução da produtividade**






A ausência de um fluxo de processos de compras dificulta a realização das tarefas de rotina dos funcionários, afinal, eles não sabem em que ponto da cadeia estão, o que fazer ou para onde ir. Quando esses colaboradores conseguem visualizar quais tarefas vão ser realizadas naquele período, quais são os setores responsáveis e quantas são desnecessárias, o tempo da equipe é poupado.

 

## **4 dicas para montar o seu fluxograma de processos de compras**


Agora que você viu alguns dos obstáculos que pode encontrar no seu caminho caso não monte um fluxograma ideal, vejamos algumas dicas para desenvolver essa ferramenta:

 


 	- 

### **Defina os responsáveis**






Definir os responsáveis é um dos primeiros passos que você deve dar quando pensar em montar um fluxograma de compras. Então, se pergunte quem será a pessoa ou equipe que fará a gestão do mapeamento do processo de compras. Além disso, defina quais serão as responsabilidades de cada envolvido dentro desse processo. Também é importante que todos que fazem parte do fluxo de compras estejam por dentro do funcionamento do fluxo.

 


 	- 

### **Faça a análise do problema**






Para montar um fluxograma de processos de compra ideal é necessário realizar a análise do funcionamento atual dos processos e os seus problemas. Através dessa análise dos pontos críticos e falhas que precisam ser resolvidas é possível fazer uma versão que está mais próxima ao ideal, adequado a sua realidade. Nessa fase é interessante que as etapas sejam simplificadas e automatizadas o máximo possível. Inclusive, no que diz respeito a papelada e burocracias. O objetivo do fluxograma é tornar os processos de compras mais fluidos em vez de mais complicados. 

 


 	- 

### **Tenha objetivos e metas bem estabelecidos**






Com a ajuda de todas as pessoas envolvidas nas atividades relacionadas ao processo de compras, a equipe já saberá quais são as dificuldades e os gargalos de todo o processo. Dessa forma, é chegada a hora de elaborar uma estratégia estruturada com foco em objetivos mensuráveis. Para fazer dar certo, defina metas a curto, médio e longo prazo, com datas para entregas. Nesse momento, é preciso analisar o que precisa mudar no processo atual e o que precisa ser alinhado à estratégia corporativa.

 


 	- 

### **Escolha o melhor método para tornar criar o seu fluxograma para os processos de compras**






Por fim, e não menos importante, você deve escolher a forma mais adequada para a representação do seu fluxograma. Esse modelo precisa ser entendível para toda equipe! A palavra fluxograma é generalizada e usada para caracterizar uma forma de mapeamento operacional porém existem várias formas de fazer a notação desses processos. Você pode optar pelos modelos da Microsoft Office (Word, Excel e Powerpoint) ou pelas notações dos tipos:


 	- EPC (Event-driven Process Chain);

 	- UML (Unified Modeling Language);

 	- IDEF (Integrated Definition Language);

 	- Value Stream Mapping;

 	- BPMN (Business Process Model and Notation);



 

Fica a seu critério escolher qual é a mais funcional para o seu processo, então a dica aqui é pesquisar um pouco mais sobre cada uma delas e verificar a mais interessante. Agora que você aprendeu como montar um fluxograma de processo de compras para o seu negócio, então coloque a mão na massa e comece a sua modelagem!

Conheça também nossos sistemas de gestão para auxiliar nos processos de compra, venda e estoque de seus produtos, **[clique aqui e confira nossas soluções!](http://www.smbstore.com.br/)**

E aí, esse artigo foi útil para você? Tem muito mais conteúdo sobre gestão e vendas esperando por você aqui no **[blog da SMB Store](https://www.smbstore.com.br/blog/)**!

Fique à vontade para explorar.

Até a próxima.